従来のオフィスで書類管理に使用されていた「マイクロフィルム」や「光ファイリングシステム」、そして紙による書類や図面をパソコンで利用できるように電子化するサービスを「電子化・データコンバージョン」と言います。「電子化・データコンバージョン」によって情報のデータベース化やスピーディーな検索や、CDなどのメディアに書類を保存することが可能です。企業がさらに効率的な業務を行っていくためにも「電子化・データコンバージョン」による情報管理の重要性は高まっているのが現状です。
古いものは経年劣化によってゆがみ、読み取れなくなる可能性があります。また、フィルム状のため必要データをすぐに見つけることができません。データコンバージョンによってデジタル化されれば、劣化もなくなり検索もスピーディーになります。
互換性が低く、機種ごとにイメージ形式が違うためデータを見るのに苦労しがちです。しかし、データコンバージョンによってパソコンの標準形式であるTIFF形式に変換されるため、将来的にデータが見られなくなる心配がありません。
書類保管のために膨大なスペースが必要になり、検索にも非常に時間がかかります。データコンバージョンによって保管スペースは大幅に削減され、書類・図面はデータベース化されてスピーディーな検索が可能になります。
上記の通り「電子化・データコンバージョン」によって得られるメリットは多く、パソコンの普及率が上昇している現代においては業務の効率化に欠かせないものとなりつつあります。
