- スペース削減！
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重要書類のすべてを紙によって保管するとなると、膨大な収納スペースが必要です。しかし書類電子化によって、そのスペースをコンパクトにまとめることが可能になります。たとえば紙文書をスキャンしてデータとして保存してみると、その差は歴然です。10,000枚を超える山のような文書をバインダーに収めようとすれば30冊あっても足りませんが、データならわずかCD1枚に収まってしまいます。
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- 伝達ミス軽減！
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紙の文書を用いた場合に発生しがちなのが、致命的な伝達ミスです。これを大幅に減らすためにも電子化が役立ちます。データ化された書類は、ネットワークに接続すれば社内で共有することが可能になるため、正確な情報だけを伝達できるのです。
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- 検索高速化！
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紙によって保管された書類は、どんなにしっかり管理されていても検索に時間がかかってしまうものです。さらに、人の手による管理である以上、誤った保管をされていることも考えられます。そのような場合は、必要な書類を探し出すことすらできないという事態も起こりうるのです。それに対して、電子化によって適切に管理された書類は一瞬にして検索可能です。
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- コスト＆リソース削減！
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書類電子化によって、資料などの配付が容易になります。従来であれば会議などに使用する資料は、人数分のコピーによる配布が必要でした。そのために使用されるコストやリソースは無視できないほど大きなものです。しかし書類電子化によって、ネットワーク上での配布が可能になるため、作業は大幅に軽減します。
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- データリサイクル！
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紙による書類は、過去のものを"参考"にすることはできても、基本的に再利用はできません。しかし、書類電子化をすることで過去のデータであっても再編集・再利用が可能になります。作業の短縮化とともに、過去のデータを活用することで新たな可能性を作りだせるのです。
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