書類・文書の電子化|資料・書類・設計図の電子化ならアストロアイ

書類・文書の電子化

トップページ > 書類・文書の電子化

書類電子化のメリット

書類電子化のメリット

従来は紙による保管が義務付けられていた重要書類も、現在では電子化による保管が認められており、そのメリットの大きさから需要が高まっています。書類電子化のメリットは、大きく分けて「検索性の向上」と「保管スペース・コストの削減」の2つ。ここでは、紙による書類を電子化するメリットをご紹介します。

検索性の向上

人の手によって書類を保管しようとすると、どんなに慎重に行っても必ずミスが生じてしまいます。誤った保管をされた紙文書を探し出す作業は、非常に手間と時間がかかるものです。しかし、書類電子化を行えば、ファイルに適切な名前を付けるだけでスピーディーな検索が可能になります。また、文書であればPDFにOCRデータを埋め込むことで文章内の文字列を検索することも可能なのです。

保管スペース・コストの削減

会社に積み上げられた、膨大なスペースを占拠する書類。紙にかかるコストや保管スペースにかかるコストを考えただけでも、それが如何に無駄なものであるか想像がつくのではないでしょうか? これらをすべて電子化すれば、保管スペースを大幅に削減することが可能です。10,000枚を超える書類の山も、データ化すればCD1枚足らず。大きなコスト削減にもなるのです。

ページトップへ

書類電子化サービス

書類電子化サービス

当サイト「電子化.info」を監修する「株式会社アストロアイ」では、書類の電子化(データコンバージョン)サービスを行っております。サービスの詳細を下記にご紹介します。

  • お客様のオフィスで利用している各種書類・資料をスキャンし、電子化します。
  • 変換される形式は、PDF・TIFF(G4)・XML・HTMLになります。
  • 本1冊からでも電子化が可能です。
  • 機密情報や個人情報を含む、社外への持ち出しができない書類に関しては
    訪問してスキャニングも可能です。
  • 両面印刷や片面印刷が混ざっていても問題なく電子化できます。
    また、無駄を省くために白紙ページの削除も可能です。
  • ファイル名のリネームも可能です。
  • 縦書き、横書きが混ざっている書類であっても、向きを揃えて電子化することが可能です。
  • 弊社にて、データを1年間保存いたします。
  • ホチキスで留められている束はホチキスを外して電子化します。電子化後の再製本も承ります。

>>参考価格はこちらをクリック

サービス内容や、書類の保管状態によって料金は変化します。詳しい情報に関しては、「株式会社アストロアイ」までお気軽にお問い合わせ下さい。

ページトップへ

電子化の際の解像度に関して

電子化の際の解像度に関して

「解像度」とは、印刷やスキャニングにおける「画像のきめ細かさ」を示す数値で、「dpi(dot per inch)」という単位が用いられています。
解像度を上げればそれに比例して画像は精細に、美しくなりますが、その代わりファイルサイズは大きくなってしまいます。文書・図面などの書類電子化には、どのような基準で解像度を選択すべきなのでしょうか。

解像度の選択基準

解像度の選択は、その書類に求められる画質とファイルサイズを考慮して行います。
一般的には「200dpi、300dpi、400dpi、600dpi」の解像度が利用されることが多いようです。
文字のみの文書であれば200dpi程度の低解像度で問題ありません。しかし、建築事務所の設計図や写真入りのカタログなどは、400dpi以上の高解像度をお勧めします。

「株式会社アストロアイ」では、大判の図面でもA0サイズまで電子化することが可能です。
お気軽にお問い合わせ下さい。

ページトップへ

OCRに関して

OCRに関して

「OCR」とは、スキャニングによって画像として読み取った文字を解析し、テキストデータに変換する処理のことです。
紙書類をスキャニングし、電子化してからOCR処理を行うことで、元は紙書類だったものをパソコン編集可能なデータにすることができます。本来、手書きの文字は正しく認識できないためOCR処理には適していませんが、「株式会社アストロアイ」では、埋め込み用の文字データを打ち込んで対応することも可能です。

OCRのメリット

原稿をスキャニングするだけでなくテキストデータに変換するため、特定のページを素早く検索することが可能になります。

メールでのお問合せ・お見積もりはこちらから

ページトップへ